Kształtowanie systemów i rozkładów czasu pracy stanowi jeden z elementów uprawnień kierowniczych pracodawcy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 25.03.1977 r., I PZP 60/76 (LEX nr 14372), w którym stwierdził, że „organizowanie procesu pracy, (…), należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy”. Pracownik natomiast zobowiązuje się wykonywać pracę w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Procedura ustalania organizacji czasu pracy nie została wprost uregulowana w Kodeksie pracy. Ustawodawca ograniczył się do określenia źródeł prawa pracy, w których materia ta powinna zostać uregulowana. Zgodnie z unormowaniem artykułu 150 k.p. ustalenie systemu czasu pracy może nastąpić w: układzie zbiorowym, w regulaminie pracy, w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, w obwieszczeniu pracodawcy, na pisemny wniosek pracownika oraz w umowie o pracę. Do wspomnianego obwieszczenia stosuje się odpowiednio art. 104[3] k.p., zatem wchodzi ono w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jego treści do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, zaś pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed przystąpieniem do pracy.
Mimo że ustawodawca posługuje się pojęciem „systemu czasu pracy”, nigdzie nie podaje jego definicji legalnej. Zgodnie z definicją przyjętą w doktrynie i literaturze „system czasu pracy jest konstrukcją prawną wyznaczającą nominał i sposób organizacji czasu pracy” (K. Stefański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 135.). Pracodawca ustalając system czasu pracy powinien określić zatem m.in.: czas pracy, normy czasu pracy, jak również okresy rozliczeniowe. Pod rządami kodeksu pracy, w jego obecnym brzmieniu, wyróżnione zostały następujące systemy czasu pracy: podstawowy, równoważny, zadaniowy, przerywany, w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia, weekendowy. Ponadto, niektórzy autorzy wyróżniają także system skrócony. Jeżeli u danego pracodawcy stosuje się podstawowy system czasu pracy oznacza to, że dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy.
System przerywanego czasu pracy nie może być łączony z równoważnym systemem czasu pracy lub jego modyfikacjami oraz z pracą w ruchu ciągłym, z systemem skróconego tygodnia pracy i systemem pracy weekendowej. Za wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik wyrazi na to zgodę – w systemie przerywanego czasu pracy – nie mogą być zatrudniane pracownice w ciąży, ani pracownicy opiekujący się dzieckiem poniżej czwartego roku życia.
To jakie systemy czasu pracy stosowane są u danego pracodawcy powinno więc wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów obowiązujących u tego pracodawcy. Zastosowanie systemów skróconego systemu czasu pracy i pracy weekendowej następuje na podstawie umowy o pracę i może mieć miejscy tylko wtedy, gdy pracownik złożył w tym przedmiocie pisemny wniosek.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 marca 2014 r., sygn. akt II PK 174/13, zmiana organizacja czasu pracy nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli „nie doszło do ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w umowie o pracę albo odrębnym porozumieniu (którym w istocie jest także takie ustalenie przez pracodawcę na wniosek pracownika w trybie art. 142 k.p.)” (Wyrok SN z 21.03.2014 r., II PK 174/13, LEX nr 1455230.) to organizacja czasu pracy nie stanowi istotnego elementu stosunku pracy, zatem nie ma konieczności określenia jej w umowie o pracę.
W niektórych sytuacjach pracodawca zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w systemie przerywanego, ruchomego lub indywidualnego czasu pracy. Wniosek powinien zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Chodzi przede wszystkim o pracowników rodziców, pracowników małżonków oraz pracownice ciężarne znajdujące się w pewnych szczególnych okolicznościach. Odmowa uwzględnienia wniosku może nastąpić tylko, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.