Zgodnie z kodeksem pracy, czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaję do dyspozycji pracodawcy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 KP). Prawo pracy chroni pracowników przed arbitralnym ustalaniem czasu.
Jednym ze zobowiązań pracodawcy jest sporządzenie rozkładu pracy, według którego pracownik ma pracować. Wyjątkami od tej reguły są sytuacje, gdy np. rozkład czasu pracy pracownika wynika bezpośrednio z pracy prawa lub z umowy o pracę i ma przez to charakter stałego rozkładu. Ponadto, harmonogram pracy nie jest tworzony w przypadku tzw. zadaniowego czasu pracy, ruchomego czasu pracy czy indywidualnego czasu pracy. W znacznej jednak liczbie przypadków, pracodawca będzie zobowiązany do sporządzenia rozkładu pracy.
Rozkład pracy nie może być tworzony na bieżąco. Zgodnie z art. 129 §3 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Rozkład ma zostać przekazany pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przez rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony (także art. 129 §3 Kodeksu pracy)
Ważne pytania budzi jednak kwestia możliwości zmiany ustalonego już wcześniej rozkładu pracy.
Wątpliwości zdaje się nie powodować możliwość zmiany rozkładu na wniosek pracownika, z uwagi na jego uprzywilejowaną pozycję w stosunku pracy. Zauważyć jednak należy, że to w gestii pracodawcy pozostaje, czy taki wniosek uwzględni, z uwagi na ewentualne trudności natury organizacyjnej i praktycznej, które będą to leżeć po stronie pracodawcy.
Znacznie więcej wątpliwości budzi możliwość zmiany ustalonego już rozkładu przez samego pracodawcę. Prawo pracy bowiem tego wprost tego nie zabrania.
Należy tutaj przywołać stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników. Nie jest to powszechnie obowiązujące źródło prawa, jednakże może stanowić pewną wytyczną dot. rozwiązania problemu.
Z przepisu tego nie wynika wprost, że dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracownika, jednak jest to praktykowane. Należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych.
Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MPiPS z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy.
Bezwzględnie jednak, zmiana rozkładu pracy, nawet dokonana z przyczyn obiektywnych, nie może jednak naruszać innych norm prawa pracy, chociażby regulacji dot. doby pracowniczej.