Nowelizacją Kodeksu Pracy, która weszła w życie 7 kwietna 2023 r., została w polskim porządku prawnym ustrukturyzowana instytucja pracy zdalnej. Pilna potrzeba uregulowania statusu pracy zdalnej wynikała ze znacznego rozpowszechnienia tej formy pracy w okresie pandemii wirusa Covid-19. Praca zdalna zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy może zostać uzgodniona przez Strony przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie trwania stosunku pracy. W wyjątkowych okolicznościach praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy. Obie strony mogą wystąpić z wnioskiem na piśmie o zaprzestanie wykonywanie pracy zdalnej. Istnieje określona grupa pracowników (pracowników określonych w art. 142¹ Kodeksu Pracy, pracownica w ciąży, pracownik wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownik sprawujący opiekę niepełnosprawnym domownikiem lub najbliższym członkiem rodziny), wobec których pracodawca jest zobowiązany do umożliwienia wykonywania pracy zdalnej, a ewentualna odmowa, musi być wyrażona na piśmie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej określają w zależności od sytuacji wewnętrznej firmy: porozumienia zawarte z zakładowymi organizacjami związkowymi, regulaminem uzgodnionym z przedstawicielami pracowników, polecenie wykonywania pracy zdalnej w określonych wyjątkowych sytuacjach oraz porozumienie zawarte między pracodawcą a pracownikiem.
Pracownikowi, na jego wniosek, przysługuje tzw. praca zdalna okazjonalna, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku.
Kodeks wprowadza zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wprowadza ochronę dobrowolności pracy zdalnej. Co więcej, pracodawca musi umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, dostęp do zakładu pracy oraz możliwość kontaktu z innymi pracownikami.
Pracodawcy są zobowiązani do: udostępnienia pracownikom niezbędnych materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych do wykonywania pracy zdalnej, jak i konserwacja i naprawy tych urządzeń oraz do pokrycia wszelkich kosztów związanych z ich eksploatacją. Jednakże strony mogą umówić się na wykonywanie pracy zdalnej za pomocą urządzeń technicznych należących do pracownika. W tym wypadku pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracownikiem. Obie te możliwości, mogą być zastąpienie przez wypłatę ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Co ważne pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mają oni także prawo do kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych na podstawie regulaminów lub porozumień, w których określono zasady wykonywania pracy zdalnej.