Regulamin pracy stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy. Jak wskazuje art. 104 § 1 kodeksu pracy, ustala on organizację i porządek pracy, a także prawa i obowiązki stron stosunku pracy, tj. pracodawcy i pracownika. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jednakże z tego obowiązku jest zwolniony, jeżeli uprawnienia i obowiązki stron są określone układem zbiorowym pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, ale przynajmniej 20, ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeśli z takim wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa, a w zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy. Pracodawca, na którym nie ciąży obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy może go wprowadzić, chyba że w zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy – wówczas pracodawca nie ma takiej kompetencji.
W myśl art. 1042 § 1 kodeksu pracy, regulamin pracy pracodawca przyjmuje po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy nie działa wskazana organizacja lub organizacja ta nie uzgodniła brzmienia regulaminu w wyznaczonym terminie, pracodawca sam przyjmuje regulamin pracy. Jeśli strony nie ustaliły terminu, wynosi on 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu organizacji związkowej.
W przypadku, gdy u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, sposób przyjęcia regulaminu pracy zależy od tego, czy organizacje posiadają wspólną reprezentację związkową. W przypadku odpowiedzi pozytywnej, pracodawca ma współpracować z nią jakby była jedną organizacją. Jeżeli zaś organizacje związkowe nie mają wspólnej reprezentacji, organizacje powinny przedstawić pracodawcy uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od przedstawienia im projektu regulaminu. Gdy nie wywiążą się z tego obowiązku, pracodawca sam określa regulamin pracy.
Kodeks pracy zawiera niewyczerpujący katalog kwestii, które regulamin pracy powinien ustalać. Są to:
- organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
- czas trwania pory nocnej;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zgodnie z art. 772 § 1 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek określić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli co najmniej 50 pracowników nie jest objętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym. Analogicznie jak w przypadku regulaminu pracy, pracodawca zatrudniający mniej niż 50, ale przynajmniej 20 nie jest objętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym, ma obowiązek wprowadzić regulamin wynagradzania, jeżeli z takim wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pracodawcy nieobowiązani do przyjęcia regulaminu wynagradzania mają możliwość go przyjąć, jeżeli jego pracownicy nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Można w nim ustalić także inne świadczenia związane z pracą, przykładowo odprawy, i zasady ich przyznawania.
Regulamin wynagradzania jest ustalany przez pracodawcę. Jeżeli jednak u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, ma on obowiązek uzgodnić z nią treść regulaminu.
Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości. Może ono przybrać formę wywieszenia regulaminu na tablicy ogłoszeń czy umieszczenia go w sieci wewnętrznej zakładu pracy. Regulamin wynagradzania obowiązuje do momentu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie indywidualnych warunków umów o pracę.
Opracowano na podstawie: K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, Warszawa 2023